Wydział Organizacyjny - OR

Rynek 1, parter - pok. 8
e-mail: urzad@gminaskawina.pl

STRUKTURA:

• Kierownik Wydziału:  Teresa Klęk
  pok. nr 8,  tel.: 12 2770 129, e-mail: t.klek@gminaskawina.pl
• Zastępca Kierownika:  Waldemar Czerniawski
  ul. Rynek 2, pok. 1, tel.: 12 2770 192, e-mail: w.czerniawski@gminaskawina.pl
• Wiktoria Sitek  - inspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 119, e-mail: w.sitek@gminaskawina.pl
• Justyna Faber  - inspektor, pok. nr 8, tel.: 12 2770 109, e-mail:  justyna.faber@gminaskawina.pl
• Natalia Blak – pracownik II stopnia – roboty publiczne, pok. nr 8, tel.: 12 2770 109, e-mail: n.blak@gminaskawina.pl
• Marek Krupa -  konserwator,  tel.: 12 2770 126
• Piotr Zięborak - kierowca-konserwator 
   
  
  DZIENNIK  PODAWCZY  - ul. Rynek 14, pok. 1, parter
• Jolanta Kowalówka  - pomoc administracyjna, e-mail: urzad@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 100
• Katarzyna Czapkowicz  - pomoc admnistracyjna, e-mail:  k.czapkowicz@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 101
• Katarzyna Charzewska-Buda – pracownik II stopnia – roboty publiczne, e-mail:  k.buda@gminaskawina.pl
  
  PUNKT OBSŁUGI OSÓB STARSZYCH I NIEPEŁNOSPRAWNYCH - ul. Rynek 14, pok. 1, parter
• Teresa Gładyś - pomoc administracyjna, e-mail: t.gladys@gminaskawina.pl, tel.: +48 604 770 101, 12 2770 101,

INFORMATYCY  - ul. Rynek 2, pok. 1,  e-mail: informatyka@gminaskawina.pl

• Zbigniew Klaja -  inspektor,  e-mail: z.klaja@gminaskawina.pl  tel.: 12 2770 192
• Łukasz Pryk  - pomoc administracyjna, e-mail:  l.pryk@gminaskawina.pl,  tel.: 12 2770 192
• Piotr Wróblewski - pomoc administracyjna, e-mail: p.wroblewski@gminaskawina.pl, tel.: 12 2770 192
   

ZAKRES  DZIAŁANIA:

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1. Zapewnienie sprawnej i zgodnej z obowiązującymi przepisami prawa organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu.
2. Prowadzenie archiwum zakładowego i współpraca w tym zakresie z Archiwum Narodowym.
3. Obsługa sekretarsko-biurowa Burmistrza i jego Zastępców.
4. Prowadzenie obsługi gospodarczej, transportowej i telekomunikacyjnej Urzędu.
5. Zaopatrzenie Urzędu w pieczęcie, materiały biurowe, sprzęt biurowy, literaturę fachową oraz czasopisma.
6. Utrzymanie we właściwym stanie budynków Urzędu w zakresie prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych oraz ochrona mienia Urzędu.
7. Organizacja i koordynacja zadań z zakresu:
   1) wyborów do Parlamentu UE;
   2) wyborów do Sejmu i Senatu Rzeczpospolitej Polskiej;
   3) wyborów Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej;
   4) wyborów Burmistrza, Rady, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa,
   5) referendów powszechnych i lokalnych;
   6) spisów ludności.
8. Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania środków transportu Urzędu oraz ich racjonalnego wykorzystania.
9. Współpraca z sądem i organizacja pracy osób skazanych,
10. Ścisła współpraca z firmą BHP w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, szkoleń, wypadków i badań profilaktycznych.
11. Nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu w tym m.in.:
    1) administrowanie siecią informatyczną oraz doradztwo informatyczne;
    2) okresowa kontrola zapisów dostępu do sieci oraz wykonywanie kopii bezpieczeństwa zasobów sieci i kontrola ich poprawności;
    3) zapewnienie nienaruszalności danych zawartych w bazach poszczególnych programów przez osoby nieuprawnione;
    4) administrowanie bazami danych podlegającymi ochronie danych osobowych;
    5) administrowanie platformą EPUAP;
    6) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej;
    7) administrowanie kontami e-mail pracowników oraz radnych Rady Miejskiej;
    8) szkolenia i bieżąca pomoc użytkownikom podpisu elektronicznego w zakresie przesyłu i uwierzytelniania dokumentów;
    9) administrowanie i nadzór nad sprawnością działania Gminnego Systemu Teleinformatycznego;
12. Prowadzenie kancelarii ogólnej w tym dziennika podawczego:
    1) przyjmowanie, rejestrowanie, odbieranie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz ePUAP-u;
    2) rozdział wszelkiej korespondencji kierowanej do Urzędu, organów gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy;
    3) udzielanie pełnej informacji o sposobie i trybie załatwiania spraw przez poszczególne wydziały Urzędu;
    4) wydawanie interesantom obowiązujących formularzy – pomoc w ich wypełnianiu, informacja o opłatach skarbowych, opłatach i podatkach lokalnych;
    5) sprawdzanie kompletności składanych wniosków;
    6) obsługa centrali telefonicznej;
    7) odbieranie i wysyłanie przesyłek pocztowych;
    8) prowadzenie spraw ogłoszeń urzędowych – obsługa tablic ogłoszeniowych, przepisy gminne oraz ogłoszeń informacyjnych i sądowych;
    9) obsługa systemu „Profil zaufany”.
13. Prowadzenie rejestrów centralnych m.in.:
    1) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i interpelacji wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia według właściwości oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją;
    2) organizacja i prowadzenie Centralnego rejestru umów i porozumień Gminy Skawina - Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie;
    3) prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza i umieszczanie ich na stronie BIP;
    4) organizacja i prowadzenie rejestru informacji publicznych.
14. Koordynowanie centralnej sprawozdawczości elektronicznej z GUS.
15. Koordynacja działań związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy Skawina i jednostkach podległych:
    1) proponowanie i opracowywanie dokumentów niezbędnych dla poprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;
    2) koordynowanie procesu samooceny systemu kontroli zarządczej;
    3) nadzór nad raportowaniem i sprawozdawczością z realizacji zadań i celów;
    4) bieżąca analiza informacji zarządczej i wskazywanie na zagrożenia w osiągnięciu celów lub realizacji zadań;
    5) inicjowanie działań korygujących i naprawczych bądź wspomagających;
16. Prowadzenie zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem w jednostce: 
    1) opracowanie dokumentacji opisującej zasady funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym w jednostce;
    2) wdrożenie i monitorowanie systemu zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
    3) przedkładanie do akceptacji Sekretarzowi wszelkiej niezbędnej dokumentacji dotyczącej zarządzania ryzykiem wewnętrznym;
    4) przedkładanie Audytorowi Wewnętrznemu wyników zarządzania ryzykiem wewnętrznym w terminie do 15 listopada każdego roku;
    5) przedkładanie wszelkich materiałów i dokumentów dotyczących zarządzania ryzykiem wewnętrznym pracownikom wskazanym przez Burmistrza;
    6) udzielanie niezbędnej pomocy z zakresu identyfikacji i analizy ryzyka wewnętrznego wszystkim zainteresowanym pracownikom Urzędu.
17. Realizacja zadań w zakresie BHP i P.POŻ w tym m.in.:
    1) prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych pracowników z zakresu BHP i P.POŻ;
    2) opracowywanie planów poprawy warunków pracy w Urzędzie;
    3) dbałość o dostosowanie stanowisk pracy w Urzędzie do wymogów określonych ergonomią pracy;
    4) dbałość o stan urządzeń ( dopuszczenie do pracy urządzeń posiadających certyfikaty na znak bezpieczeństwa);
18. Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Burmistrza bądź zleconych do realizacji przez Zastępców Burmistrza, Sekretarza lub Skarbnika.